- Factura electrónica cuando el cliente respalda gasto; tiquete electrónico para consumo final.
- Cada comprobante lleva una clave numérica única que lo identifica.
- La parte olvidada: el mensaje de respuesta de Hacienda. Sin él, el expediente está incompleto.
- El taller también recibe comprobantes y tiene obligaciones como receptor.
- Promec todavía no emite comprobantes electrónicos en Costa Rica.
Costa Rica tiene una particularidad que cambia el trabajo diario de un taller: el flujo no termina cuando envías. Hacienda contesta, y esa contestación es parte del documento. Un taller que solo guarda lo que emitió tiene la mitad del expediente.
El mensaje de respuesta, que es lo que casi nadie guarda
Emites, envías, y Hacienda devuelve un mensaje de aceptación o rechazo. Ese archivo es la prueba de que el comprobante quedó bien emitido. Si tu sistema lo procesa y lo tira, o si lo deja en un buzón que nadie mira, el día que alguien pida el expediente vas a tener el comprobante pero no la constancia de que se aceptó.
El XML del comprobante firmado, el mensaje de respuesta de Hacienda, y la representación que le diste al cliente. Los dos primeros son los que se piden.
También eres receptor
Un taller compra repuestos constantemente, y en el modelo costarricense el receptor de comprobantes tiene su propio papel: aceptar o rechazar lo que recibe. Con dos proveedores y una compra semanal es una molestia; con seis proveedores y compras diarias es una tarea que necesita estar dentro del flujo, no en el correo de alguien.
Sobre versiones de formato
El formato de los comprobantes lo fija Hacienda por resolución y ha ido cambiando de versión. No tiene sentido memorizar el número: lo que hay que exigirle a un proveedor de software es que actualice cuando se publique una versión nueva, y que te lo diga. Un sistema que congela el formato deja de servir en cuanto cambia la norma.
Lo que sí depende de ti
- Identificación del cliente capturada al recibir el vehículo.
- Mano de obra y repuesto en renglones separados desde la cotización.
- Un sitio único donde vivan comprobantes emitidos, respuestas y compras.
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